Jau daugiau kaip pusmetį Lietuvoje veikia naujoji Sąskaitų administravimo bendroji informacinė sistema (SABIS), kuri visiškai pakeičia iki tol buvusią e-saskaita.lt. Nors perėjimas yra pakankamai sklandus, tačiau ši permaina sukėlė nemažai klausimų, ypač tarp smulkiojo ir vidutinio verslo atstovų, kurie bendradarbiauja su viešuoju sektoriumi. Kokią problemą sprendžia naujoji sistema? Kas yra atsakingas už tinkamos informacijos pateikimą ir kontrolę? Ar darbas su SABIS priskirtinas buhalteriui?

Administravimas nėra apskaita

SABIS skirtas administruoti sutartis ir sąskaitas – kaip gaunamas, taip ir išrašomas. Buhalterinių sąskaitų SABIS sitemoje nėra, bet tokie parametrai, kaip dimensijos yra „numėtyti“ viešojo sektoriaus subjektams.

Buhalterinės apskaitos principas viešajame sektoriuje yra toks: strateginis planas, pagal kurį sudaromos sąmatos. Sąmatų ribose sudaromos sutartys su tiekėjais, tuo pačiu priskiriamos dimensijos prie sutarties iš sąmatos. Pagal sutartį išrašoma sąskaita. Sąskaitai apmokėti prašomi pinigai pagal sąmatą. Be to, sąskaita turi atitikti įstaigos poreikius, strateginį planą. Todėl akivaizdu, kad SABIS skirta užtikrinti išankstinę kontrolę.

Finansinės apskaitos įstatymas numato, kad apskaitos tvarkytojas, t.y. buhalteris, gali tik registruoti jau patikrintus dokumentus. Todėl tokias operacijas SABIS, kaip įkelti sutartį, patvirtinti ir derinti sąskaitas, apskaitos tvarkytojas negali. Bet pažymėti, kad sąskaita apmokėta, gali, nes tokią informaciją buhalteris valdo ir tai nėra išankstinė kontrolė.

Todėl SABIS tai ne nauja apskaitos sistema, o kontrolės įrankis ar technologinis atnaujinimas.

Nėra pamestų dokumentų

SABIS atnešė ne tik daug naudingų permainų valstybės reguliavime, bet ir privertė privatų sektorių vykdyti verslą sažiningai: negalima išrašyti pagal tą patį sandorį skirtingų sąskaitų, negalima apskaitoje panaikinti sandorį, kuris faktiškai įvyko, negalima atlikti mokėjimo iš neaiškių šaltinių ar parodyti apmokėjimą, kai jo faktiškai nebuvo. Tokiu būdu vengiama PVM karusėlės, pinigų plovimo, mažinami patikrinimų ir mokesčių surinkimo administraciniai kaštai.

Avansinės apyskaitos nepakeičia SABIS

Nuo 2025 m. visi subjektai, kaip juridiniai, taip ir fiziniai asmenys, privalo pateikti į SABIS sąskaitas, išrašytas viešojo sektoriaus subjektams ir perkančiosioms organizacijoms, kai parduodami darbai, prekės, paslaugos. Tačiau reikia skirti pranešimus dėl rinkliavų, mokesčių, kas renkama į fondus ir į biudžetą – tai nėra ekonominė veikla. Taip pat sąskaitos dėl kompensavimo. Kompensavimas – tai prašymas atstatyti patirtas išlaidas, o ne suteikti ekonominę naudą. Terminas „sąskaita“ nėra tik sąskaita faktūra ar PVM sąskaita faktūra. Gali būti bet koks dokumentas, kur viena šalis parduoda, o kita šalis perka ir jie susitaria dėl prekių ar paslaugų, ar darbų, jų kainų, terminų ir pan.

Kai sąskaita pateikiama tiesiogiai įstaigai – pirkėjui, klausimų net nekyla – SABIS reikalingas. Bet kai perka įstaigos atskaitingas asmuo, dažniausiai užmirštama, kad tai perka ne fizinis asmuo, o įstaiga ir SABIS taip pat aktualus.

Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymas draudžia viešai teikti asmeninę informaciją. Dėl to daržnai klausiama, ar į SABIS pateikta sutarčių, fizinių asmenų informacija nėra šio įstatymo pažeidimas. Bet SABIS – tai uždara sistema. Į ją gali prisijungti tik identifikuoti asmenys, kurie atsako už savo veiksmus. Tai apsaugo nuo asmeninės arba komercinės informacijos atskleidimo.

Priemonės darbuotojams elektroninėje erdvėje

Darbas su SABIS gali būti vykdomas tik elektroninėje erdvėje. Todėl naudotojas turi būti aprūpintas internetu, prisijungimu ir įrankiu, kuriame darbas atliekamas. Pagal Darbo kodekso nuostatas darbdavys privalo aprūpinti darbuotoją reikalingomis priemonėmis darbui atlikti. Elektroninis parašas, mobilusis telefonas, kompiuteris, internetas – apie tai turėtų pagalvoti kiekvienas darbdavys. Be to, darbuotojų kvalifikacija turi būti pakankama – asmuo turi mokėti dirbti elektroninėje erdvėje. Tai sukelia iššūkius ne tik darbdaviams, bet ir patiems darbuotojams.

Reikia keisti ir tvarkas, kurios tiesiogiai su SABIS nesusietos: bylų nomenklatūrų, saugojimo ir archyvavimo, dokumentų derinimo ir pasirašymo. Taip pat keičiasi darbuotojų atliekamos funkcijos, kas reikalauja atnaujinti pareigybių aprašymus. Keičiasi organizacijų personalo struktūros, vadinasi, ir su tuo susijusi dokumentacija turi būti pakeista. Būtina išspręsti klausimus, kaip užtikrinti informacijos gavimą, perdavimą, saugumą. Kaip parūpinti darbuotojams prieigą prie elektroninės erdvės, kai įsidarbinama, ir užblokuoti buvusius darbuotojus nuo prieigos prie informacijos, kai to reikia.

Pabaigai, įdomu pastebėti, kad šių metų vasario mėnesį, naudojant SABIS, Lietuvoje buvo apdorota daugiau kaip 260 tūkst. sąskaitų. Tai yra 40 proc. daugiau nei praėjusių metų gruodžio mėnesį. Vasarį beveik 44 proc. sąskaitų buvo pateiktos naudojant SABIS portalą, likusios – naudojantis universalia duomenų sąsaja ir PEPPOL tinklu. Ši sistema – tai ne tik technologinis atnaujinimas, bet ir reikšmingas pokytis, kaip Lietuva juda link skaitmenizuoto, skaidraus ir efektyvaus modelio. Organizacijoms, kurios šį pokytį priims kaip galimybę, o ne kliūtį, SABIS taps vertingu įrankiu efektyvesniam ir skaidresniam darbui.