Živilė Simonaitytė. Kada, pagal naują Finansinės apskaitos įstatymą, vidaus kontrolės sistemos kurti nereikia?

Vidaus kontrolės kūrimas ir užtikrinimas įmonėse – priemonė, kuri gali įgalinti veikti efektyviau?

2022 m. gegužės 1 d. įsigaliojo Finansinės apskaitos įstatymas (FAĮ), kuriame numatyta, kad įmonės vadovas turi nustatyti įmonės vidaus kontrolės priemones ir užtikrinti jų taikymą. Dar prieš priimant įstatymą, o ir visus metus jam įsigaliojus – netilo diskusijos dėl šių nuostatų taikymo. Anksčiau jokių įstatyminių reikalavimų vidaus kontrolės sistemoms nebuvo, todėl dabar, kai dauguma įmonių baigia finansinius metus, naujieji reikalavimai, nustatyti FAĮ, tampa itin aktualūs. Ką būtina padaryti, kad įmonė atitiktų visus FAĮ nustatytus reikalavimus ir kaip užtikrinti, kad papildomos priemonės nekainuotų įmonei perteklinių resursų?

Vidaus kontrolė pagal naują įstatymą apibrėžiama kaip priemonių visuma, kuriomis užtikrinamas bent šių apskaitai keliamų reikalavimų laikymasis:

• Laiku ir teisingai parengti apskaitos dokumentus;
• Laiku ir teisingai užregistruoti ūkines operacijas;
• Apsaugoti prieigas prie apskaitos informacinių sistemų ir apskaitos registrų;
• Faktiniais turto ir įsipareigojimų likučiais pagrįsti apskaitos registrų duomenis;
• Saugoti apskaitos dokumentus ir apskaitos registrus, o juos praradus arba sugadinus – atkurti.

Nors visi įstatyme apibrėžti reikalavimai tiesiogiai susiję su apskaitos funkcijos tinkamu įgyvendinimu, atsakomybė už jų laikymąsi tenka ne įmonės buhalteriui, bet vadovui.

Atkreiptinas dėmesys ir į Audito, apskaitos, turto vertinimo ir nemokymo valdymo tarnybos (AVNT) 2022 m. kovo 31 d. išleistas rekomendacijas dėl vidaus kontrolės organizavimo, kuriose įstatyme apibrėžta vidaus kontrolės sąvoka pakeičiama į finansinės apskaitos vidaus kontrolės arba dar paprasčiau – apskaitos kontrolės – sąvoką. Taigi, dar aiškiau, kad nauji reikalavimai pirmiausia taikomi apskaitai.

Ką daryti konkrečios įmonės vadovui tam, kad jis užtikintų įstatymą numatytų reikalavimų laikymąsi? Viskas priklauso nuo to, kokia yra jūsų įmonė.

Pagal LR įmonių finansinės atskaitomybės (ĮFA) įstatymą – privalomai audituojama įmonė.

Jeigu jums, pagal ĮFA yra privalomi finansiniai auditai, tuomet reikalavimai kurti vidaus kontrolės priemones tikrai nebus naujiena. Jau daugelį metų auditoriai, siekdami įsitikinti įmonės finansinių ataskaitų rinkinio teisingumu, turi remtis įmonės vidaus kontrolės sistema, kuri ir turi užtikrinti tą teisingumą.

Audito standartai netgi nurodo, kad auditorius privalo teikti rekomendacijas įmonei, kaip sustiprinti jos vidaus kontrolę bei kokias nusimatyti papildomas priemones. Taigi, įmonės, kurios yra audituojamos pagal ĮFA, vidaus kontrolės sistemas jau turi, galbūt tik formaliai jos nesivadino būtent taip.

Jei, atliekant jūsų 2022 m. finansinių ataskaitų rinkinių auditus, auditoriai paprašys tą formalizuoti, vienas iš būdų – tiesiog pasitvirtinti vidaus kontrolės politiką, kurioje nurodyti, kad visos priemonės yra įgyvendinamos taikant visas iki šiol taikytas ir ateityje naujai atsirasiančias tvarkas.

Ir viskas, jokių papildomų horizontalių priemonių imtis nereikia, o konkrečius patobulinimus, skirtus jau smulkesniems, su apskaita susijusiems procesams, auditoriai jums pasiūlys savo kasmetinių audito procedūrų metu.

Savo įmonėje taikote kurią nors iš kokybės vadybos sistemų

Jei įmonės veikloje taikote Bendrąjį vertinimo modelį, ISO9000 serijos standartus, Subalansuotųjų rodiklių metodą, LEAN sistemą ar kitą kokybės vadybos sistemą, jokių papildomų reikalavimų dėl vidaus kontrolės jums įgyvendinti nereikia.

Vidaus kontrolės priemonės turi būti kuriamos tam, kad suvaldytų pagrindines su apskaita susijusias rizikas (dėl apskaitos dokumentų rengimo, ūkinių operacijų registravimo ir t.t.). Rizikos veiksniai priklauso nuo organizacinės struktūros, veiklos srities, vykdomos veiklos, sutarčių, darbuotojų ar kitų asmenų kompetencijos, kitų sąlygų. Nei FAĮ, nei AVNT rekomendacijos neliepia kurti formalių vidaus kontrolės procedūrų, todėl jūsų jau taikomos kokybės vadybos sistemos puikiai įgyvendina visus įstatyminius reikalavimus.

Jūsų įmonei apskaitos paslaugas teikia apskaitos įmonė.

Jei savo veikloje jūs nesamdote buhalterio, o naudojatės apskaitos įmonės audito paslaugomis, tuomet beveik visi FAĮ reikalavimai krenta ne ant jūsų, bet ant apskaitos įmonės pečių. Tačiau reikia nepamiršti, kad net ir perdavus paslaugų teikimą apskaitos įmonei, už galutinį finansinės atskaitomybės teisingumą, o ir vidaus kontrolės reikalavimų įgyvendinimą atsako įmonės vadovas. Todėl tam tikrus aspektus užtikrinti būtina.

AVNT 2022 m. liepos 7 d. finansinės apskaitos paslaugų teikimo sutarties pavyzdinėje formoje pakankamai neblogai apibrėžtos įmonės, užsakančios apskaitos paslaugas, ir jas teikiančios įmonės santykių ribos, todėl tikrai verta peržiūrėti, ar jums nereikia atsinaujinti savo paslaugų sutarties pagal šią pavyzdinę formą.

Norite savo įmonėje sukurti efektyvią vidaus kontrolės sistemą

Kiekviena įmonė savo veikloje susiduria su daugybe rizikų (rinkų pokyčiais, augančiomis sąnaudomis, darbuotojų trūkumu ir t.t.), kurios nėra susijusios su apskaita. Galbūt norite sukurti sistemą, kuri padės įvertinti ir bent iš dalies suvaldyti ir šias rizikas? Jei norite, bet nežinote nuo ko pradėti, geriausia būtų kreiptis išorės pagalbos – Lietuvoje yra labai nemažas kiekis profesionalų, kurie gali patarti jums ir jūsų įmonei, kaip sustiprinti vidaus kontrolės sistemą.

Nežinote, kuo skiriasi debetas nuo kredito

Apskaitos bei audito specialistų bendruomenėje nuolatos pasigirsta kalbos apie įmones, kurios visiškai neskiria dėmesio apskaitai, kurioje neįmanoma atsekti pagrindinių operacijų. Kaip ir bet kokia netvarka, ši taip pat gali egzistuoti tik kurį laiką. Anksčiau ar vėliau neišvengiamai į jūsų duris pasibels tam tikri tikrintojai – AVNT, auditoriai, mokesčių inspekcija, darbo inspekcija ar kiti.

Tuomet jau bus vėlu bandyti viską susekti, o pasekmės gali būti tikrai nemažos. Todėl, jei nenorite tokių pasekmių, grįžkite prie šio komentaro pradžioje išvardintų FAĮ keliamų reikalavimų apskaitai ir sąžiningai pagalvokite, ar tikrai visus tuos penkis reikalavimus įgyvendinate. Jei ne, tada privalote ieškoti būdų, kaip tai pakeisti.

Apibendrinant galima pasakyti, kad, nepriklausomai nuo to, kokia įmonė esate, dėl naujų FAĮ reikalavimų vidaus kontrolei galite nedaryti ir nieko. Nors reikalavimai sukurti sistemą ir užtikrinti jos veikimą nustatyti, tačiau niekur nenustatyta, kaip tai turi būti padaryta, todėl galite sau leisti pasitikėti savo dabartinėmis sistemomis. Lieka tik klausimas, ar miegosite ramiai, jei žinosite, kad kažkada kažkas gali ateiti ir pasakyti, kad jūsų įmonė veikė netinkamai.

Vidaus kontrolės kūrimas ir užtikrinimas įmonėse – priemonė, kuri gali įgalinti veikti efektyviau?