Dokumentų rengimas, tvarkymas, apskaita ir saugojimas. Elektroninių dokumentų valdymas

Jau įsigaliojo Dokumentų rengimo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos, Dokumentų saugojimo, Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės. Šie gausūs pakeitimai – tai dar vienas žingsnis link bereikalingo biurokratizmo dokumentų valdyme mažinimo bei siekio perkelti dokumentų valdymą į elektroninę erdvę įgyvendinimo.

Daugiausia pasikeitimų – novatoriškoje elektroninių dokumentų valdymo srityje. Elektroninė erdvė galiausiai visiškai pakeis popierines dokumentų išraiškos formas. Todėl šių taisyklių pakeitimai, susiję su elektroninio parašo naudojimu, elektroninio dokumento nuorašo ir išrašo parengimu, siuntimu, saugojimu ar registravimu, yra be galo svarbūs ir žinotini įvairių sričių specialistams.

Temos:

Aktualiausi Dokumentų rengimo taisyklių pakeitimai:

Dokumentų siuntimas pagal adresatų sąrašą;
Atspaudų ir spaudų dėjimo pakeitimai;
Dokumentų išrašų (kai nėra nurodoma tikrumo žyma) kopijų ir nuorašų tvirtinimas ir kt.

Aktualiausi Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių pakeitimai:

Dokumentacijos plano sudarymas;
Bylų sudarymas ir tvarkymas (pakeitimai, susiję su dokumentų skaitmeninėmis kopijomis, vaizdo ir garso dokumentais; asmens bylų sudarymo specifika ir kt.);
Užbaigtų bylų tvarkymo ir apskaitos aktualūs pakeitimai;
Bylų vertės ekspertizė;
Dokumentų būklės ir kiekio patikrinimas;
Dokumentų išdavimas bei grąžinimas ir kt.

Dokumentų saugojimo taisyklių pakeitimai:

Bendrieji saugyklų įrengimo reikalavimai (reikalavimai, taikomi dokumentų saugojimo patalpoms; saugyklų apšvietimo reikalavimai; stelažų išdėstymo reikalavimai ir kt.);
Specialieji saugyklų įrengimo reikalavimai (taikomi dokumentų neterminuoto saugojimo saugykloms);
Dokumentų saugojimo reikalavimai (dokumentų saugojimo būdas ir sąlygos; saugyklų mikroklimatas; saugojimo dėžutės, aplankai, dėklai ir kt.);
Saugyklų priežiūra.

Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių pakeitimai:

Elektroninių dokumentų valdymo organizavimas;
Elektroninių dokumentų rengimas;
Elektroninių dokumentų registravimas, gautų elektroninių dokumentų priėmimas ir siunčiamų elektroninių dokumentų tvarkymas;
Elektroninių bylų sudarymas;
Elektroninių dokumentų vertės ekspertizė;
Užbaigtų elektroninių bylų apskaita;
Elektroninių dokumentų saugojimas.